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Als einkaufendes Unternehmen in der Lebensmittelindustrie benötigen Sie für eine vollständige und transparente Produktdokumentation viele unterschiedliche Dokumente von Ihren Lieferanten. Im Allgemeinen geht es bei der Produktdokumentation um Dokumente Ihres Lieferanten über dessen gelieferte Ware. Es kann sich bei der Produkt-Dokumentation also sowohl um produktbezogene als auch verpackungsbezogene Dokumente handeln, wie beispielsweise Nachweise über die Herkunft oder die Qualität der Rohstoffe oder Erklärungen, die für den weiteren Warenverkehr (Zolldokumente) wichtig sind.

Als Unternehmen im Lebensmittelbereich müssen Sie auf jeder Stufe der Produktions- und Lieferkette eine Konformitätserklärung bereitstellen, wenn Sie entsprechende Waren in Verkehr bringen. Die Konformitätserklärung innerhalb der Lebensmittelindustrie stellt dabei eine Besonderheit dar. Aufgrund der strengeren Bedingungen auch für Waren die mit Lebensmitteln in Kontakt kommen, besteht hier eine gesonderte Pflicht über eine Konformitätserklärung. Im Mittelpunkt stehen Materialien aus Kunststoff, da bei diesen die Gefahr einer Materialauswirkung auf das Lebensmittelprodukt besteht. Die Konformitätserklärung für Lebensmittelbedarfsgegenstände aus Kunststoff dient also einerseits der Gewährleistung einer Dokumentationsweitergabe innerhalb und der Sicherung der Produktsicherheit & Produktqualität.

Gerade wenn Sie Waren über Ländergrenzen hinweg austauschen, unterliegt das besonderen Zollbestimmungen. Insbesondere für den Handel innerhalb der Europäischen Gemeinschaft gibt es bestimmte Verordnungen, mit denen Sie Zollbegünstigungen nutzen können, wenn Sie über die entsprechenden Nachweise verfügen.

Eine dieser Bescheinigungen, die Sie dafür beim Handel von Waren benötigen, ist die Lieferantenerklärung. Sie bescheinigt den Ursprung einer Ware und ist für Sie als einkaufendes Unternehmen wichtig für Ihre Warenverkehrsbescheinigungen oder Ursprungserklärungen auf der Rechnung.

Bei der Produktion von Lebensmitteln oder Lebensmittelprodukten gibt es zahlreiche gesetzliche Bestimmungen, was die Kennzeichnung von Inhaltsstoffen angeht. Vor allem sogenannte Allergene, also Allergie oder Unverträglichkeiten auslösende Substanzen müssen dabei in einer Allergenerklärung gesondert dokumentiert werden.

Im Rahmen Ihres Qualitätsmanagements benötigen Sie als einkaufendes Unternehmen zahlreiche Dokumente und Nachweise zu den Produkten und Rohstoffen, die Sie beziehen.

Eines dieser produktbezogenen Dokumente ist die Produkt- bzw. Rohwarenspezifikation. Die Produktspezifikation enthält eine ausführliche Beschreibung des Produkts und alle Anforderungen an das Produkt in Bezug auf den Herstellungsprozess. Dabei bezieht sich die Produktspezifikation auf technische und funktionale Aspekte eines Produkts. Generell kann sich eine Produktspezifikation auf alle Arten von Produkten, also von Rohwaren (Rohwarenspezifikation) über Maschinenteile bis hin zu Verpackungsprodukten beziehen.

Das Hazard Analysis and Critical Control Points-Konzept, auf deutsch Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte, dient als Instrument zur Einsetzung eines Eigenkontrollsystems. Es wird eingesetzt, um im Vorfeld Risiken zu erkennen, diese zu reduzieren oder zu vermeiden und dadurch dem Verbraucher sichere Lebensmittel zu garantieren.

Es gilt für alle Unternehmen, die Lebensmittel vertreiben oder verarbeiten, also Hersteller und Lieferanten folgender Bereiche:

Vor allem in der Lebensmittelindustrie herrscht eine hohe Dokumentationspflicht für Lebensmittel produzierende oder weiterverarbeitende Betriebe. Egal, ob Sie Lebensmittel selbst verpacken oder verpackte Lebensmittel beziehen. Im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften gibt es dabei zahlreiche Standards und Normen, die Sie einhalten müssen, um die geforderten Zertifizierungen zu erhalten. Einige dieser Standards, unter anderem den BRC Global Standard für Lebensmittelsicherheit und IFS Food, haben wir Ihnen bereits vorgestellt.

Ein weiterer wichtiger Standard für die Lebensmittelindustrie ist der BRC/IoP. In der folgenden Übersicht finden Sie alles wichtige zu diesem Verpackungsstandard:

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Gerade Unternehmen im Lebensmittebereich unterliegen oft einer hohen, gesetzlich vorgeschriebenen, Dokumentationspflich. Um den Überblick, über alle wesentlichen Standards in Ihrem Bereich zu behalten, haben wir Ihnen im Folgenden  alles wichtige über den BRC Global Standard, einer der häufigsten  Lebensmittelstandards vor allem im englischsprachigen Raum,  zusammengefasst:

Der BRC Global Standard ist ein globaler Qualitäts- und Sicherheitsstandard für den Lebensmittelbereich. Er betrifft alle Unternehmen, in denen offene Lebensmittel hergestellt, verarbeitet oder verpackt werden.

Der Standard wird von der Global Food Safety Initiative (GFSI) anerkannt. Die Zertifizierung erfolgt im Rahmen eines Audits, durch eine unabhängige und anerkannte Zertifizierungsstelle, die vom Unternehmen frei gewählt werden kann.

Vorteile

Unternehmen haben ab Herbst 2016 die Möglichkeit sich freiwillig für unangekündigte Audits im Rahmen der IFS Food-Zertifizierung anzumelden. Unternehmen bekommen den Termin des Audits vorab nicht mitgeteilt und müssen daher jederzeit auf ein Audit vorbereitet sein. Das erhöht die stetige Wachsamkeit in Bezug auf Transparenz und Qualität in der Produktion.