Die 5 häufigsten Fehler im Bereich Dokumentenmanagement

veröffentlicht von Anna Dunn am 13.09.2018

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Dokumentenverwaltung kann im Produktionsbetrieb eine ernstzunehmende Schwierigkeit werden. Es kann einige Zeit und Mühe kosten, eine qualitativ hochwertige Dokumentenorganisation erfolgreich aufzubauen.


Ohne ein zentrales Dokumenten-Management-System breitet sich Chaos aus. Hier sind die 5 meistverbreiteten Fehler:


1. Fehlen eines zentralen Dokumenten-Management-Systems

Das Versäumnis Dokumente in standardisierter Weise zu verfolgen führt zum Verlust von Dateien und kann die Position Ihres Unternehmens während eines Audits stark beeinträchtigen. Automatisierte Dokumentenverwaltung ist auf dem Vormarsch. Springen Sie auf den Zug auf und verschaffen Sie sich einen Vorteil.

 

2. Versäumnis das Ablaufdatum von Dokumenten zu verfolgen

Viele Dokumente, vor allem Zertifikate von Lieferanten, haben Ablaufdaten. Falls Sie kein System zur Wiedervorlage haben, so kann dies Ihr Geschäft gefährden wenn ein wichtiges Dokument abgelaufen ist.

 

3. Keine klare Verantwortlichkeit für Dokumentenaufgaben


Üblicherweise arbeiten Qualitätsmanagement und Einkauf gemeinsam an der Verwaltung eingehender Dokumente ihrer Lieferanten. Sie stellen sicher, dass alles überprüft wird. Werden keine Verantwortlichkeiten zugewiesen, führt dies zu Ineffizienz, weil mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument bearbeiten.

 

4. Ineffiziente Kommunikation mit Lieferanten


Emails und Telefonate können sehr viel Zeit kosten. Darum ist es von Vorteil, ein zentralisiertes System zu haben für automatische Erinnerungen und Anfragen. Das bietet Kunden und Lieferanten die Möglichkeit, die Dokumentation im Auge zu behalten.

 

5. Schlechte Archivierung

Nach Erreichen ihres Ablaufdatums werden Dokumente nicht mehr genutzt. Doch wenn sie trotzdem noch einmal benötigt werden, sind sie meist schwer auffindbar. Ein zentralisiertes Dokumenten-Management-System bietet die Möglichkeit, wichtige Dokumente für zukünftige Verwendung vorzuhalten.



Letztendlich kann ein funktionierendes Dokumenten-Management-System die Ressourcen Ihres Unternehmens schonen und Sie davor bewahren, bei einem Audit durchzufallen. Wenn Ihr Team mit der Produktdokumentation von Lieferanten arbeitet, Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, um effizientere Ergebnisse zu erzielen.

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