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Lieferantenfreigabe: warum das wichtig für Sie ist und was Sie darüber wissen sollten

veröffentlicht von Laura Heisch am 02.02.2017

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Als einkaufendes Unternehmen müssen Sie darüber entscheiden, ob ein Lieferanten den Beschaffungs-Standards und damit den Kriterien für die Freigabe zur Bestellung entspricht. Dieser Prozess ist ein wichtiger und umfassender Aspekt innerhalb des Beschaffungs- und Lieferantenmanagement. Denn erst ein freigegebener Lieferant steht für Bestellungen bereit.

Die Lieferantenfreigabe kann sowohl Teil der strategischen Lieferantenauswahl sein oder auch Grundlage für Audits oder Bewertungen innerhalb der Lieferantenentwicklung sein. Gerade im Rahmen einer ISO 9001-Zertifizierung ist die Bewertung und Freigabe von Lieferanten vorgeschrieben.

Wir stellen Ihnen die grundlegenden Teilbereiche innerhalb des Lieferantenmanagements vor, in denen die Lieferantenfreigabe eine entsprechende Rolle spielt, und zeigen Ihnen, was Sie bei dem Freigabeprozess beachten sollten.

Freigabe innerhalb der Lieferantenauswahl

Wer: richtet sich an neue Lieferanten, die noch nicht freigegeben wurde.

Wie: grundlegende Abfrage und Einschätzung des Lieferanten in Bezug auf Aspekte wie Produktqualität, Liefertreue, Preis-/Leistung oder Zukunftsorientierung.

Freigabe innerhalb der Lieferantenentwicklung

Wer: richtet sich an bestehende Lieferanten, die im Rahmen der Lieferantenentwicklung zur Verbesserung des Qualitätsmanagements dienen sollen.

Wie: insbesondere bei Top-Lieferanten, die entscheidend für wichtige Produktionsteile sind, geht es dabei um eine gemeinsame Entwicklung und Umsetzung von Zielen zur Optimierung der gegenseitigen Geschäftsbeziehung.

Freigabe auf Basis des Fragebogens

In beiden Fällen können notwendige Kriterien mit hilfe eines Lieferantenfragebogens/ der Lieferantenselbstauskunft abgefragt werden. Die vorher definierten Kriterien zur Erfüllung der Beschaffungsstandards werden in der Selbstauskunft abgefragt und danach mit den Vorgaben abgeglichen. Werden die erforderlichen Kriterien erfüllt, erhält der Lieferant eine Freigabe für den Beschaffungsprozess.

Dieser Fragebogen bildet meistens auch die Basis für eine Lieferantenbewertung, die zur Klassifizierung des Lieferanten führt. Dieser kann beispielsweise auch während eines Lieferantenaudits zum Einsatz kommen, um Zielvorgaben abzugleichen und entsprechende Korrekturmaßnahmen zu erarbeiten, die zu einer Freigabe des Lieferanten führen können.

Freigabestatus

Die Freigabe erfolgt hier pro Lieferant (eine Übersicht über die unterschiedlichen Lieferantenrollen finden Sie hier) und  je nach seiner Position innerhalb der Lieferkette und des Beschaffungsprozesses. Der Freigabestatus wird gewöhnlich in “Freigabe”, “befristete Freigabe” und “Abgelehnt” unterteilt.

Freigabe: Der Lieferant erfüllt die LIeferbedingungen und wurde von Qualität und/ oder Einkauf freigegeben. Er ist nun für Bestellungen bereit.

Befristete Freigabe:  Der Lieferant erfüllt die notwendigen Kriterien nur teilweise und wird daher befristet freigegeben, entweder zeitlich oder für eine beschränkte Liefermenge. Dies kann vor allem bei strategisch wichtigen Lieferanten, als Möglichkeit dienen, gemeinsam an der Verbesserung der Produktqualität und an einer langfristigen Zusammenarbeit zu arbeiten.

Abgelehnt: Der Lieferant erfüllt die notwendigen Kriterien nicht und wird somit nicht für den Beschaffungsprozess freigegeben. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, den Lieferanten dennoch in das Lieferantenportfolio aufzunehmen und zu einem späteren Zeitpunkt nochmal heranzuziehen und erneut zu überprüfen.

Freigabe durch Qualitätsmanagement und Einkauf

Typischerweise liegt das Thema Lieferantenfreigabe im Einkauf, der die Beschaffung von allen Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmen verantwortet. Aber gerade bei kritischen Lieferanten, bei denen der Faktor Qualität eine besonders wichtige Rolle spielt und die kritisch für den Produktions- oder Lieferprozess sind, spielt Qualitätsmanagement eine ebenfalls wichtige Rolle. In sehr großen Organisationen oder bei besonders wichtigen Lieferanten können weitere Abteilungen wie Logistik oder Abteilungen des Umweltmanagements ebenso an dem Freigabeprozess beteiligt sein.

Während des Freigabeprozesse prüft das Qualitätsmanagement besonders die Einhaltung der Vorgaben bezüglich Qualitätsstandards wie Nachweise von Zertifizierungen über ein Qualitätsmanagementsystem oder Dokumente, die eine stabile Produktqualität bescheinigen.

Systematische Zusammenarbeit

Dabei ist es besonders wichtig, dass alle Abteilungen auf die gleichen Daten des Lieferanten zugreifen können, um eine Freigabe auf der gleichen Informationsbasis durchführen zu können. Hierfür bietet sich ein zentrales System für Lieferantendaten an.

Doch nicht nur die Informations- und Datenbasis sollte für Qualität und Einkauf die gleiche sein. Auch nachdem beide Abteilungen den Lieferanten beurteilt und damit frei- oder nicht freigegeben habe, sollten beide Abteilungen gegenseitig über die Freigabe oder entsprechende Änderungen des Freigabestatus informiert sein. Dafür hat ein zentrales System für Lieferantenmanagement den Vorteil, dass alle notwendigen Informationen, Daten und Dokumente für eine langfristige Lieferantenzusammenarbeit zentrale und systematisch verwaltet werden können.

 

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Themen: Tipps, Branchen-Informationen