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Lieferanten-Stammdaten: Warum eine gute Datenqualität gerade für KMU wichtig ist

veröffentlicht von Laura Heisch am 05.01.2017

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Vor allem für einkaufende Unternehmen sind im Rahmen eines effizienten Lieferantenmanagements besonders die Lieferantenstammdaten von Bedeutung. Doch gerade in kleinen und mittleren Unternehmen wird eine zentrale Erfassung, Speicherung, und Kontrolle dieser Daten nicht einheitlich durchgeführt. Dabei bilden gerade diese die Grundlage für eine langfristig effektive Verwaltung und strategische Steuerung Ihrer Lieferanten. Hier finden Sie weitere Gründe, warum es sich lohnt, mit Ihren Lieferanten auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten.

Heute stellen wir Ihnen das Thema Lieferanten-Stammdaten vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern können:

Lieferanten-Stammdaten - was ist das?

Lieferantenstammdaten enthalten in der Regel allgemeine Daten jedes einzelnen Lieferanten zu Ansprechpartnern und Standortbezogenen Informationen oder Daten zur Produktionspalette oder der Rechtsform sowie Zertifizierungsnachweise. Aber auch Buchhaltungsbezogene und Einkaufsbezogene Informationen zum Zahlungsverkehr oder Zahlungskonditionen können durch das Stammdatenmanagement abgedeckt werden. In vielen Fällen werden Lieferantenstammdaten von den Abteilungen Einkauf und/ oder Qualitätsmanagement verwaltet. Wichtig für die Datenpflege ist auch die Frage, woher die Daten kommen, wer diese aktuell hält und wie man es schafft alle Daten und Informationen am besten systematisch zu verwalten.

Datenqualität als Basis

Eine gute Datenqualität bildet die Basis für ein effizientes Stammdatenmanagement. Doch was ist eine “gute” Datenqualität? Um diese Frage zu beantworten, haben wir Ihnen eine Auswahl an Kriterien zusammengestellt, die Sie als Ausgangsbasis für die Verwaltung Ihrer Lieferantendaten heranziehen können.

Kriterien für eine bessere Datenqualität

  • Vollständigkeit:
    Nur vollständige Daten zu all Ihren Lieferanten sind sinnvoll für ein umfassendes Lieferantenmanagement. Sie bilden die Basis für alle beteiligten Personen und Prozesse.
  • Aktualität:
    Mindestens genauso wichtig sind aktuelle Daten. Auch wenn die Mehrheit der Stammdaten einen langen Lebenszyklus haben, sich also nicht ständig verändern, muss gewährleistet sein, dass Änderungen innerhalb der Datensätze schnell bekannt und die alten Informationen aktualisiert werden.
  • Genauigkeit und Einheitlichkeit:
    Genaue Daten lassen sich vor allem durch einheitliche Daten umsetzen. Hierbei bietet sich eine systematische Erfassung aller wichtigen Informationen und Daten Ihrer Lieferanten an. Ein zentrales System mit vorgegebenen Kriterien zur Dateneingabe kann Ihnen diese Aufgaben erleichtern.
  • Zugriff und Transparenz:
    Der Zugriff auf alle Stammdaten Ihrer Lieferanten für alle beteiligten Personen oder Abteilungen sollte jederzeit möglich sein. Nur so sind die bereits genannten Kriterien wie Vollständigkeit und Einheitlichkeit einzuhalten.

Einheitliche Datenquellen

Eine der grundlegenden Fragen ist, woher die Daten und Informationen Ihrer Lieferanten herkommen. Um die oben genannten Kriterien, vor allem im Hinblick auf die Vollständigkeit, erfüllen zu können, ist die Erhebung der Daten einer der ersten Schritte. Innerhalb vielschichtiger Prozesse, bei denen Sie mit Ihren Lieferanten zusammenarbeiten, entstehen oftmals unterschiedliche Quellen (und damit auch Fehlerquellen) entlang der gesamten Lieferkette. Hier ist es vor allem der Einkauf, der die wichtigsten Stammdaten Ihrer Lieferanten abfragt. Meist werden diese im Rahmen der Lieferantenauswahl oder der Freigabe für den Beschaffungsprozess eingesammelt.

Unser Tipp: Eine Möglichkeit, die Daten zu Ihren Lieferanten einheitlich zu erheben, ist die Lieferantenselbstauskunft bzw. der Lieferantenfragebogen. Er dient nicht nur zur ersten Auswahl der Lieferanten, sondern kann in regelmäßigen Abständen genau dazu dienen, dass Lieferanten Ihre Daten selbst vervollständigen und aktualisieren. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Lieferantenfragebogen/ Selbstauskunft.

Zentrale Datenpflege

Gerade in KMUs besteht die Gefahr, dass Prozesse wie die Erhebung und Verwaltung von Lieferantendaten nicht hoch priorisiert sind. Sie werden als zeitaufwändige Nebenprozesse angesehen, die meist irgendwo in den Abteilungen Einkauf, Buchhaltung, Qualitätsmanagement oder aber auch der Assistenz der Geschäftsführung unterstellt sind. Dabei ist gerade die zentrale Datenpflege notwendig, um die erhobenen Daten aktuell zu halten.

Unser Tipp: Egal ob Qualitätsmanagement oder Einkauf - bestimmen Sie feste interne Prozesse innerhalb Ihres Lieferantenmanagement, wer für die Datenpflege zuständig ist. Vor allem wenn mehrere Personen mit den Daten arbeiten oder diese aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden, ist ein zentrale Ablagesystem besonders wichtig und effizient. Nur so können die Daten konsequent gepflegt und transparent nachverfolgt werden.

Lieferanten-Stammdaten - mit System verwalten

Lieferantenmanagement ist ein vielschichtiger Prozess, der eine große Anzahl an Daten- und Dokumenten mit sich bringt. Die effiziente Verwaltung dieser Information ist dabei oftmals der Kern, unabhängig in welchem Teilprozess innerhalb der Lieferkette. Denn nur wer über vollständige, aktuelle und transparente Daten verfügt, kann diese auswerten und für ein strategisches Lieferantenmanagement nutzen. Genau vor diesem Hintergrund lässt sich das Thema Lieferantenstammdaten auch nicht für sich alleine betrachten. Als grundlegender Teil eines effizienten und strategischen Lieferantenmanagement, bietet sich ein einheitliches System an.

Unser Tipp: Gerade für KMU gibt es einfach Online-Anwendungen, die webbasiert (SaaS) sind und somit keine aufwändige Installation benötigen. Im Kern solcher SRM-Anwendungen steht oft ein Dokumentenmanagement-System, mit dem Sie alle Arten von Lieferanten- & Produktdokumente, aber auch Verträge oder Liefervereinbarungen systematisch verwalten können. Ein integriertes Stammdatenmanagement für all Ihre Lieferantendaten hat dabei den den zusätzlichen Vorteil, dass nicht nur alle Daten, sondern auch alle dazugehörigen Dokument zentral gespeichert werden und für alle Beteiligten jederzeit zugänglich sind.

 

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Themen: Tipps