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In drei Schritten zur erfolgreichen Auditnachbereitung

veröffentlicht von Laura Heisch am 26.01.2017

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Audits stellen einen wichtigen Teil innerhalb des Qualitäts- und Lieferantenmanagements dar. Sie dienen der Überprüfung von Vorgaben und Standards interner und externer Prozesse und gehören bei Zertifizierungen wie IFS oder ISO zum festen Regelwerk. Audits sind dabei immer mit großem Aufwand für alle Beteiligten verbunden - egal, ob vor, während oder nach dem Audit.

Tipps, was Sie bei der Vorbereitung und Durchführung eines Audits beachten sollten, haben wir Ihnen bereits hier vorgestellt. Doch mit der Durchführung des Audits, in der Regel durch einen unabhängigen Auditor, ist der Auditprozess meist noch nicht abgeschlossen.

Der folgende Beitrag bezieht sich auf die Auditnachbereitung. Erfahren Sie, was es dabei zu beachten gibt und warum insbesondere die Auditnachverfolgung wichtig für Ihr Qualitätsmanagement ist.

Die Auditnachbereitung

Die Auditdurchführung endet in der Regel mit eine Abschlussgesprächs des Lieferanten, bei dem erstes Feedback und eine Einschätzung des Audits übermittelt wird. Im Rahmen von Zertifizierungen wie ISO 9001 muss die Bewertung/ Checkliste dem Lieferanten transparent zur Verfügung gestellt werden. Dieser Schritt bildet gleichzeitig den Übergang zum Nachbereitungsprozess, in dem auf Basis des Auditberichts Korrekturmaßnahmen erarbeitet, dokumentiert und umgesetzt werden. Die daraus abgeleiteten Optimierungsansätze dienen zur Verbesserung der Produktions- und Lieferqualität und der Lieferant hat die Möglichkeit, die Aufgaben in einem festgelegten Zeitraum umzusetzen.

1. Maßnahmenplan

Aus dem Auditprotokoll ergibt sich der Maßnahmenplan für die Verbesserung der vorab festgelegten Ziele und Standards. Anhand der Abweichungen von den Zielvorgaben werden konkrete Einzelmaßnahmen abgeleitet. Entweder werden entsprechende Korrekturmaßnahmen vom Auditor empfohlen oder selbst erarbeitet. Hierbei wird zwischen Haupt- und Nebenabweichungen innerhalb der Auditbewertung unterschieden. Die Priorität und Gewichtung der einzelnen Korrekturmaßnahmen kann sich je nach Bewertungsurteil richten.

  • Entwicklung von Korrekturmaßnahmen:

Konkrete Maßnahmen können die Nachreichung oder Erneuerung wichtiger lieferanten- oder produktbezogener Dokumente wie Zertifizierungen oder Laboruntersuchungen sein. Aber auch produktions- oder sicherheitsbezogene Aspekte wie Nachschulungen von Mitarbeitern sind oftmals Teil der Maßnahmenpläne

  • Realistische Fristen:

Die Entwicklung von realistischen Fristen zur Umsetzung der Maßnahmen ist wichtig für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement. Nur wenn die Maßnahmen vom Lieferanten richtig umgesetzt werden können, profitiert das Qualitätsmanagement auf beiden Seiten langfristig von den Verbesserungen.

Beispiel Zugänglichkeit Gefahrstoffverzeichnis

Ursachenanalyse: Das Gefahrstoffverzeichnis ist vorhanden, jedoch für die Produktionsmitarbeiter nicht frei zugänglich / ist der Ort unbekannt.

Korrekturmaßnahme: bessere Kennzeichnung des Ortes, an dem sich das Gefahrstoffverzeichnis befindet.

Vorbeugemaßnahme: allgemeine Verbesserung der internen Prozesse in Bezug auf Arbeitssicherheit, bspw. durch Nachschulungen.

2. Umsetzung der Korrekturmaßnahmen

Der Maßnahmenplan, mit den dazugehörigen Fristen, wird in Form von Aufgaben an den Lieferanten übermittelt. Nur wenn die geforderten Maßnahmen konkret und nachvollziehbar für beide Seiten formuliert und dokumentiert werden, ist eine effiziente Umsetzung und Steigerung der Produktqualität möglich.

  • Lieferantenzusammenarbeit:

Eine transparente Kommunikation und eine enge Zusammenarbeit mit dem Lieferanten stellt ein zentraler Aspekt für die Umsetzung der Maßnahmen dar. Bei wichtigen Lieferanten (Top-Lieferanten), gerade bei Hauptabweichungen, die ein Nachaudit notwendig machen, kann es sinnvoll sein den Prozess der Umsetzung zu begleiten und von Ihrem Lieferanten regelmäßig über den Fortschritt der Korrekturmaßnahmen unterrichtet zu werden.

  • Verantwortung des Lieferanten:

Der Lieferant ist selbst für die Umsetzung der einzelnen Korrekturmaßnahmen innerhalb der festgelegten Frist verantwortlich. Dokumente müssen überarbeitet und nachgereicht werden, Mitarbeiter geschult oder Geräte nachgerüstet werden. Dabei müssen für alle umgesetzten Maßnahmen Dokumentationen und Nachweise erstellt werden.

3. Dokumentation und Kontrolle

Die abschließende Kontrolle der Umsetzung sollte dokumentiert werden. Denn gerade die Auditbewertung und die anschließende Umsetzung von Korrekturmaßnahmen kann wiederum Ausgangslage für eine strategische Lieferantenbewertung sein.

  • Auditmanagement mit System:

Im besten Fall verfügen Sie als einkaufendes Unternehmen über ein zentrales System für Ihr Lieferantenmanagement, in dem Sie nicht nur alle Lieferantendokumente zentral verwalten, sondern auch die Auditmaßnahmen dokumentieren können. Kann der Lieferant ebenfalls auf dieses System zugreifen, kann er die notwendigen Unterlagen zur Erfüllung der Korrekturmaßnahmen dort seinem Kunden zur Verfügung stellen.

  • Nachaudit:

In manchen Fällen kann sogar ein Nachaudit notwendig sein, um vor Ort zu überprüfen, ob alle Korrekturmaßnahmen erfolgreich und fristgerecht umgesetzt wurden. Das trifft zu, wenn es sich um kritische Hauptabweichungen der Vorgaben, vor allem bei Zertifizierungsnormen, handelt.

Generell ist ein langfristiges und strategisches Lieferantenmanagement bestrebt gemeinsam mit den Lieferanten Lösungen zu entwickeln. Kommt es dennoch immer wieder zu Nicht-Einhaltungen von Fristen und Problemen mit Qualitätsstandards, kann dem Lieferanten die Freigabe entzogen werden. Das führt im schlimmsten Fall zu einer (übergangsweisen) Einstellung der Lieferaufträge.


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Themen: Tipps, Branchen-Informationen, Audits