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Dokumentenmanagement: So haben Sie alle Ausgaben im Blick und reduzieren Ihre Kosten

veröffentlicht von Laura Heisch am 25.08.2016

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Lieferantendokumentation als Teil Ihres SRMs umfasst viele unterschiedliche Bereiche: egal ob Stammdatenverwaltung, Dokumentationen, Reklamationen oder Lieferantenbewertungen. Ein besonders zeitaufwändiger Bereich ist das Dokumentenmanagement. Denn Lieferanten-, Produkt- und verpackungsbezogene Dokumente müssen von Ihren Lieferanten eingesammelt, geprüft und abgelegt werden.

Um Zeit- und Geldaufwand beim Dokumentenmanagement effektiv reduzieren zu können, muss man sich zunächst über den aktuellen Aufwand hierfür klar werden. In diesem Artikel werden wir Ihnen helfen Ihre tatsächlichen Ausgaben in diesem Bereich schnell und einfach kalkulieren zu können und Ihnen außerdem Tipps geben, wie Sie diese Zeit effektiv reduzieren können.

Schritt 1: Berechnung /Schätzung Ihrer Ausgaben

Eine einfache Art Aufwand und Kosten zu berechnen, die Sie für Ihre Dokumentationen aufwenden, ist, indem Sie sich vergegenwärtigen wie viel Zeit pro Dokument pro Jahr bisher aufgewendet wurde. Als Experte im Lieferanten- und Dokumentenmanagement haben wir diese Kalkulation für Sie vorbereitet, um Ihnen bei der Abschätzung Ihrer Ausgaben zu helfen. Die Kalkulation basiert auf Durchschnittswerten unserer Kunden. Die Werte wurden durch wiederholte Umfragen von unseren Kunden bestätigt.

Beispielrechnung der jährlichen Ausgaben im Dokumentenmanagement für eine Firma mit 200 Lieferanten und 300 Produkten/ Rohstoffen*


Lieferantendokumente
: 200 Lieferanten x 3 Dokumente x 15 Minuten pro Dokument x 25€/h

Lieferantenfragebogen: 200 Lieferanten x 1 Fragebogen x 15 Minuten pro Dokument x 25€/h

Rohstoffdokumente: 300 Rohstoffe x 5 Dokumente x 15 Minuten pro Dokument x 25€/h

Gesamt:  215.625 €/Jahr

Kalkulationserklärung

Pro Lieferant werden im Durchschnitt im Jahr 3 Dokumente eingesammelt und 1 Fragebogen erstellt und aktualisiert. Bei lieferantenbezogenen Dokumenten handelt es sich z.B. um ISO-Zertifikate oder Versicherungsnachweise. Hier finden Sie eine Übersicht über die 5 am häufigsten angefragten Dokumente.

Zusätzlich werden pro Rohstoff bzw. bezogenes Produkt im Schnitt  5 Dokumente eingesammelt. Bei produktbezogenen Dokumenten handelt es sich z.B. um Spezifikationen oder Allergenerklärungen. Hier finden Sie eine Übersicht über die 5 am häufigsten angefragten Dokumente.

Um den Wert der Verwaltungskosten gegenzurechnen, geht die Rechnung von einem durchschnittlichen Gehalt von 25€/pro Stunde für einen Sachbearbeiter im Einkauf und Qualitätsmanagement aus.

Der Zeitaufwand zur Verwaltung von einem Dokument ohne ein Dokumentenmanagement-System, beträgt auf das ganze Jahr hochgerechnet im Durchschnitt ca. 15 Minuten. Bis zum Abschluss eines Vorgangs müssen Informationen angefragt, erinnert, eingesammelt, geprüft und abgelegt werden. Ablauf-Fristen sind einzuhalten und Informationen müssen regelmäßig aktualisiert werden.

So sparen Sie Zeit und Geld bei Ihrem Dokumentenmanagement


Dokumentenmanagement ist sehr zeit- und kostenintensiv, muss aber stets erledigt werden.

Wie Sie den Aufwand und die Kosten hierfür reduzieren können, zeigen wir Ihnen in unserer Liste über die 6 häufigsten Fehler beim Dokumenten-Management.

Wenn alle diese Risiken ausgeschlossen sind, ist es einfach Ausgaben zu minimieren, Ihre Lieferanten mehr einzubeziehen und sie proaktiv bei der Sammlung und Aktualisierung der Dokumente einzubinden. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei hilfreich sein. ecratum wird Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse und die Kommunikation mit Ihren Lieferanten zu verbessern.


Mit ecratum, einem webbasierten Lieferantenbeziehungsmanagement-Tool, helfen wir Ihnen Ihr Lieferanten- und Dokumentmanagement effizient zu verwalten. Setzen Sie ausgedruckten Zertifikaten und schweren Ordnern ein Ende! Mit ecratum helfen nicht nur Ihre Lieferanten aktiv bei der Sammlung der notwendigen Dokumentation mit, Sie haben auch einen zentralen Ort, an dem Sie alle Daten finden und ablegen können.  Erfahren Sie mehr über ecratum und kalkulieren Sie hier Ihre individuelle Ersparnis mit unserem  ROI-Rechner.

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Themen: Tipps