Neuigkeiten von ecratum

Demo anfordern >>

7 Vorteile eines Dokumentmanagementsystems

veröffentlicht von Bertrand Duteil am 01.09.2016

tipps_7usingmanagement-blog_de-1.jpg

Der September hat angefangen: die Urlaubszeit ist vorbei und es ist Zeit zurück ins Büro zu kommen. Warum diese neue Saison nicht mit ein paar guten Vorsätzen beginnen, wie z.B. seine Dokumente effizienter und organisierter zu verwalten?

Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Teil des Geschäftes, besonders wenn man mit Zertifizierungen und Reklamationen arbeitet. Manch einer nutzt dabei gerne das mittlerweile nicht mehr ganz so effiziente Papier-System mit Ordnern, Aktenschränken und dem Staubgeruch in den Archiven. Andere schätzen eher den Komfort eines Online-Dokumentenmanagement-System mit allen Vorteilen, die eine Software-as-a-Service (SaaS) mit sich bringt: z.B. die 24/7 Verfügbarkeit von überall aus (mit einem Internetanschluss), aber auch andere spezifische Vorteile eines Dokumentenmanagementsystem.

Lassen Sie uns erstmal die Grundlagen eines Dokumentenmanagement-Systems definieren, bevor wir Ihnen die 7 Vorteile eines  solchen digitalen Systems vorstellen.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Der Webseite businessdictionnary.com nach ist eine Dokumentenmanagementsystem (oder DMS) ein digitales System “für Dokumenentenorganisation und -verwaltung entwickelt [...], das Benutzer mit einem Zugang beim Lesen, Bearbeiten und der zentralen Ablage Ihrer Dokumente unterstützt”. Die Nutzung eines DMS hilft Zeit- und Geldverschwendung zu minimieren, aber auch die folgenden Vorteile zu genießen:

1- Zentrales Dokumentations- und Wissensmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind alle Ihre Dokumente am gleichen Ort gespeichert. Lieferantendokumente, Produktdokumente, Reklamationen, Fragebögen, Verträge: alle gültigen und archivierten Versionen sind online und zentral organisiert. Ein zentrales System gibt die Möglichkeit mehrere Organisationssysteme gleichzeitig zu verwalten, wie z.B. Lieferanten- und Produkt-Gruppierungen. Sie können damit schnell und einfach auf ein spezifisches Dokument zugreifen, beispielsweise mit einem Filter oder einer Text-Suche können Dokumente gezielt gefunden werden. Das macht die Dokumentensuche viel schneller und effizienter.

2- Verbesserte Zusammenarbeit

Für die meistens SaaS ist ein zentraler Punkt innerhalb des digitalen Dokumentenmanagement die Zusammenarbeit aller Beteiligten. Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist es einfach gleichzeitig mit Ihren Kollegen oder als Team ein Dokument einzusehen und zu bearbeiten. Ein digitales System hilft Ihnen dabei, den Überlick über aktuelle oder überholte Versionen eines Dokuments zu behalten. Die aktuellste Version jedes Dokuments ist stets verfügbar und ältere, nicht mehr benötigte Versionen werden abgelegt. Damit ist sicher gestellt, dass Sie immer die richtigen Dateien verwenden.

3- Automatisierungsprozess

Einige Dokumente sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig und müssen regelmäßig aktualisiert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie dabei, Teile der Dokumentenabfrage zu automatisieren. Hier besteht die Möglichkeit Fristen zu setzen, um automatische Erinnerungen zu schicken oder direkt eine neue aktuelle Version bei Ihrem Lieferanten abzufragen. Ein DMS hilft Ihnen Zeit zu sparen und sorgt dafür, dass Sie immer Auditbereit sind.

4- Bessere Kontinuität

Je mehr Dokumente und Geschäftspartner Sie haben, desto mehr Formate, Sprachen und unterschiedliche Dokumenttypen müssen Sie bearbeiten. Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie dabei eine einheitliches Vorlage zu nutzen und so einen eigenen Standard in den Dateiformaten und Dokumenttypen zu schaffen.

5- Mehr Sicherheit

Sicherheit ist ein wichtiges Thema, wenn man über Dokumentenmanagement spricht. Sensible Daten müssen vor Eindringlingen geschützt und die Zugangsberechtigungen müssen intern kontrolliert werden. Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit einer rollenbasierten Zugangskontrolle. Jede Benutzer hat Zugang zu den Daten und Dokumenten, die für die eigene Arbeit gebraucht werden. Administratoren können alle Zugänge verwalten und entscheiden, welche Dokumente von welchem Benutzer gesehen und/oder bearbeitet werden können und welche  einsehbar sind. Außerdem kann der Administrator jederzeit die komplette Historie der Daten oder einzelner Dokumente einsehen und weiß so immer, wer dieses Dokument zuletzt bearbeitet hat. Ihre Dokumente und Daten sind dadurch so sicher wie nie zuvor!

6- Bessere Integration

Die meisten Dokumentenmanagementsystem können sich Dank einer API (Programmierschnittstelle) an nahezu alle aktuellen Systeme anschließen. Mit diesem arbeitssparenden System können alle Dokumente und Daten automatisch an das DMS gesendet werden.

7- Daten-Backup

Ein papierbasiertes Dokumentenmanagement hat mehrere Schwachstellen: Papier nimmt schnell viel Platz in Anspruch und ist äußeren bzw. materiellen Verfallsprozessen ausgesetzt. Ein digitales Dokumentenmanagement bietet immer ein Daten-Backup, wodurch alle Informationen stets verfügbar sind. Außerdem hilft solch eine Anwendung Verwaltungsaufwand und- Kosten  zu sparen, was Zeit und Budget für andere Bereiche, z.B. um weitere Kollegen einzustellen, schafft.

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie und Ihre Firma jeden Tag dabei Risiken besser zu verwalten, Zeit und Geld zu sparen und die Umwelt zu schützen. Sind Sie bereit Ihre Dokumente papierfrei zu verwalten?


ecratum ist eine webbasierte Software für Lieferantenbeziehungsmanagement, die KMUs unterstützt ihre Lieferanten- und Produkt-Dokumente zu verwalten. Dabei hilft sie, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu erhöhen, die Beziehung mit Ihren Lieferanten zu verbessern und Zeit und Geld zu sparen. Für weitere Informationen über ecratum und unsere Lieferantenbeziehungsmanagement-Anwendung können Sie hier eine Online-Demonstration vereinbaren.

Jetzt Termin für kostenlose Online-präsentation vereinbaren

Themen: Tipps