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6 Risiken beim Dokumenten-Management

veröffentlicht von Laura Heisch am 24.03.2016

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Dokumentenmanagement, egal um welche Art von Dokumenten es sich handelt, erfordert in der Regel einen hohen Verwaltungsaufwand. Dabei arbeiten oftmals mehrere Personen an einer Dokumentation zu einem Lieferanten oder einem Produkt mit. Bei diesem vielschichtigen Prozess können zahlreiche Risiken und Fehler entstehen, die den meisten Beteiligten oftmals nicht bewusst sind. Hier finden Sie die häufigsten Risiken, die bei einem papierbasierten Dokumenten-Management ohne System entstehen können:

1. Kein Status quo

Eine der größten Herausforderung ist es den Überblick zu behalten, welche Dokumente bereits angefordert wurden, welche ausstehen, überfällig oder abgelaufen sind. Ihre aktuelle Lieferanten- und Rohstoffdokumentation droht somit schnell in einem Verwaltung- und Papierchaos unterzugehen und wichtige Dokumente können dabei verloren. Das wiederum kann sich auf die Qualität Ihrer Dokumentation und Ihre Auditfähigkeit auswirken.

2. Ablaufdaten werden nicht eingehalten

Viele Dokumente,  z.B. lieferantenbezogene Dokumente wie BRC- oder ISO-Zertifizierungen, sind mit einem Ablaufdatum versehen, das gerade vor dem Hintergrund der Auditfähigkeit eingehalten werden muss. Hierbei besteht das Risiko diese Fristen nicht im Blick zu haben und von den Lieferanten nicht rechtzeitig neue Dokumente anzufordern.

3.  Fehlende Zuständigkeiten

In den meisten Fällen arbeiten mindestens die Abteilungen Qualität und Einkauf an einer lieferanten- und produktbezogenen Dokumentation mit. Dabei sind oft schon innerhalb der einzelnen Abteilungen die Zuständigkeiten nicht eindeutig geklärt, sodass eine effiziente Arbeitsteilung häufig nicht stattfindet und stattdessen sogar Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt werden.

4.  Keine aktive Mitarbeit der Lieferanten

Eine effiziente und gute Dokumentenverwaltung ist stark abhängig von der Lieferantenzusammenarbeit. Dabei gibt es unterschiedliche Lieferantentypen. Die meisten Lieferanten müssen eher zur Eigenaktivität angetrieben werden, wodurch häufig Erinnerungen verschickt und Dokumente nachgebessert werden müssen sowie viel Zeit und Abstimmungsbedarf nötig ist, bis es zur Freigabe eines Dokuments kommt.

5. Fehlende Archivierung

Mit großem Aufwand eingesammelte Dokumente werden oftmals nach einer bestimmten Zeit nicht mehr benötigt. Dennoch müssen Sie diese oft auf Grund von gesetzlichen Bestimmungen über einen festgelegten Zeitraum aufbewahren und jederzeit griffbereit haben. Die Schwierigkeit liegt also in einer einheitlichen Archivierung der nicht mehr benötigten Dokumente, die einen Zugriff dennoch jederzeit möglich machen.

6. Kein einheitliches Ablagesystem

Oftmals werden die verschiedenen Dokumente auf unterschiedlichen Kommunikationskanälen eingesammelt. Manche Lieferanten bevorzugen es, die geforderten Dokumente per Mail zu schicken, andere per Post oder Fax. Informationen per Telefon gehen dabei oftmals vollständig verloren, wenn kein zentrales Ablage- und Kommunikationssystem besteht.

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