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5 Tipps für Ihre Dokumentenanfrage und Lieferantennachverfolgung

veröffentlicht von Bertrand Duteil am 24.07.2017

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Information und Dokumentation sind die Basis für jedes Geschäft. Einige dieser Dokumente sind intern und unternehmensspezifisch, andere müssen von anderen Unternehmen und Lieferanten angefordert werden - und hier beginnen die Probleme. Obwohl das Anfragen von Dokumenten schnell und einfach sein sollte, kann es schnell hektisch werden, viel Zeit, Energie und Geld verbrauchen.

Nach unserem Blogpost über die Vermeidung von Fehlern im Dokumentenmanagement, geben wir Ihnen heute fünf Tipps, um Ihre Dokumentenanforderung so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.

Formulieren Sie Ihre Anfrage präzise

Um verstanden zu werden und schnell die gewünschten Infos und Dokumente zu bekommen, müssen Sie Ihre Anfrage so klar wie möglich formulieren.

  • Organisieren Sie Ihre Nachfrage so, dass Ihr Lieferant auf den ersten Blick konkrete Informationen darüber erhält, was Sie benötigen.
  • Seien Sie präzise und fügen Sie alle Referenzen und IDs für Ihren Lieferanten hinzu, um Ihre Dokumentsuche zu erleichtern und beschleunigen.
  • Wenn Sie ein bestimmtes Format benötigen oder eine Frist eingehalten werden muss, stellen Sie sicher, dass dies in Ihrer Anfrage klar angegeben ist.

Seien Sie reaktionsschnell

Wenn Sie das gewünschte Dokument erhalten haben, müssen Sie das Eisen schmieden, solange es heiß ist. Überprüfen Sie das Dokument und genehmigen Sie es oder geben Sie Ihr Feedback innerhalb eines Tages. Auf diese Weise kann sich Ihr Lieferant an den Vorgang und die Dokumente erinnern, welche er Ihnen vor kurzem geschickt hat und wird eher geneigt sein, auf Ihre eventuelle Ablehnung zu antworten und bei Bedarf ein anderes Dokument bereitzustellen.

 

Seien Sie flexibel

Bei der Verwaltung Ihrer Dokumente bevorzugen Sie es wahrscheinlich, wenn alle Dokumente mit der gleichen Größe und im gleichen Format geliefert werden, um diese leichter zu kontrollieren. Dennoch ist nicht jeder Ihrer Lieferanten genauso geschickt  mit der Technik wie Sie und andere können es leid sein, mehrmals pro Monat den gleichen Fragebogen für verschiedene Kunden zu erfüllen.

Der Schlüssel ist Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

Akzeptieren Sie verschiedene Dateiformate und helfen Sie Ihrem Lieferanten, wenn nötig akzeptieren Sie  andere Dokumente, wenn die benötigten Informationen enthalten sind. Das wichtigste am Ende des Tages ist es, die Informationen und die notwendigen Zertifikate erhalten zu haben.

 

Seien Sie persönlich

Wenn Anfragen und Nachfolge-E-Mails fehlgeschlagen sind, zögern Sie nicht, das Telefon abzuheben. Bei dieser Vorgehensweise, haben Sie die Möglichkeit, mit dem Lieferanten direkter zu kommunizieren und genau zu verstehen, warum Sie das notwendige Dokument nicht erhalten haben. Ein persönlicher Anruf kann sich auf den Lieferanten auswirken, der mit kurzfristiger Verzögerung die angeforderten Informationen und Dokumente übermittelt.

 

Seien Sie schlau

Informations- und Dokumentenanforderung ist etwas, das in Unternehmen zur täglichen Arbeit gehört - und nichts verbraucht mehr Zeit, Energie und Geld als immer wieder Ihren Lieferanten zu kontaktieren, um endlich die benötigten Dokumenten zu bekommen.

Die Lösung ist einfach: Automatisieren Sie Ihre Dokumentenanfrage!

Durch die Verwendung von ecratum haben Sie die Möglichkeit, Produkt- und Lieferantendokumente einfach anzufordern und automatisch nachzuverfolgen, wenn das Dokument in den kommenden Tagen nicht gesendet wird. Sie können auch ein Ablaufdatum festlegen, um das aktualisierte Dokument automatisch anzufordern und somit mit der Dokumentation immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben.

 

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Themen: Tipps, Lieferantendokumente